نکات استراتژیک مدیریت سازمانها در بحران کلیک کنید

مقدمه :

در سازمانها یکی از مهمترین دغدغه مدیران و کارکنان انجام وظایف و مسئولیتها توسط کارکنان میباشد و یکی از چالشهای سازمانی تعریف شرح وظایف کارکنان بوده ، بگونه ای که کارمند حیطه وظایف و مسئولیت هایی که می باید انجام بدهد را بخوبی بداند .

عدم تعیین شرح وظایف و مسئولیت های سازمانی موجب بسیاری از معظلات و اتلاف های سازمانی از قبیل ، تضادها و تعارضات ، استرس ، بی انگیزگی ، تشدد عملکردها و غیره میباشد .

لذا در این مقاله سعی کرده ایم که کلیات شرح وظایف برخی پست ها و سمتهای سازمانی را تعیین نموده و به مدیران ارشد و مدیران منابع انسانی سازمانها پیشنهاد نماییم . بدیهی است که موارد ذکر شده بسیار کلی بوده و مدیران محترم می باید با توجه به نوع سازمان  ، ساختار سازمانی و ماموریت سازمان متبوع خود اقدام به تصحیح نموده و در صورت نیاز برخی پارامترها تغییر داده و یا اضافه نمایند .

در هر صورت و با توجه به هر تغییر که صورت میگیرد ، توجه نمایید که برای کلیه فعالیتهای سازمان باید مسئولی را تعیین نمایید و یا بعبارت دیگر بهتر است که کلیه فعالیتهای مورد نیاز جهت تحقق ماموریت سازمان را لیست نمایید و آنها را یک به یک به سمت های شغلی سازمان واگذار نمایید ، بدینگونه اطمینان حاصل میگردد که تمامی فعالیت ها و وظایف سازمان به فرد و یا یکی از پست سازمانی واگذار شده و انجام میشود و میتوان کمیت و کیفیت آنرا مورد کنترل و ارزیابی قرار داد .

درذیل شرح وظایف برخی شغل ها و پست های سازمانی را ملاحظه نمایید :


 مدیریت کنترل کیفیت

– اجرای عملیات کنترل کیفیت و حصول اطمینان از رعایت استاندارد های فنی در کل شرکت.

– انجام آزمونهای کنترل کیفی در 3مرحله :ورودیها ،حین ساخت،محصولات ساخته شده .

– انجام و نظارت بر امور کالیبراسیون در کل شرکت .

– پیگیری تارفع کامل عدم تطابق ها در فرایند های تولید .

– دریافت پیشنهادات از پرسنل واحد و ارائه به واحد برنامه ریزی جهت بررسی اولیه .

– تهیه گزارش های لازم و ارسال به مدیریت تضمین کیفیت .

– جمع آوری اطلاعات آماری ضایعات.

مدیر عامل

1-تعیین سیاستهای کلان شرکت در جهت رسیدن به اهداف و تامین امکانات و نیاز مندیهای مورد لزوم درتحقق اهداف.

2-بکارگیری منابع و امکانات شرکت درجهت استقرار سیستم مدیریت کیفیت و معرفی یک نفر از مدیران شرکت بعنوان نماینده مدیریت در امور مربوط به نظام تضمین کیفیت.

3-کنترل و نظارت مستمر بر سیستم کیفیت ازطریق برگزاری جلسات بازنگری مدیریت.

4-گزارش گیری در مورد عملکرد سیستم کیفیت از مدیریت تضمین کیفیت و ارائه راهنمائیهای لازم در جهت بهبود مستمر سیستم کیفیت .

5-تصویب برنامه تولید هفتگی .

8- امکان سنجی قرارداد.

9-تصویب،انعقاد و اصلاح قرارداد فروش.

10-بررسی و تصویب فرم داده هایخرید.

11-تعیین تکلیف کالای نامنطبق.

12-تصویب نظامنامه کیفیت،روشهای اجرایی،روشهای کاری و روشهایآزمون.

13-تصویب به روز نمودن اسناد و مدارک کیفیتی و تهیه اصلاحی های مستندات و مدارک.

مدیریت تضمین کیفیت

1-سازماندهی و تقویت نظام پیشگیری از بروز عدم تطابق در محصولات ،فرایند وسیستم کیفیت.

2-نظارت بر فرایند و سیستم ارتباطات کارکنان به منظور ممانعت از هر گونه دوباره کاری و یا عدم صحت اطلاعات منتقل شده.

3-تشکیل کمیته های کاری در درون شرکت به منظور تهیه و تدوین مستندات نظام کیفیت و حصول اطمینان از برپایی سیستم کیفیت شرکت.

4-نظارت بر اجرای استاندارد های تضمین کیفیت در کل شرکت بر اساس استاندارد ISO9002-E-1994  وحصول اطمینان از بکارگیری سیستم کیفیت توسط کارکنان.

5-حفظ و نگهداری سیستم کیفیت شرکت.

6-گزارش دهی عملکرد سیستم کیفیت به مدیریت عامل شرکت به عنوان پایه ای برای بهبود سیستم کیفیت.

7-اجرای عملیات کنترل کیفیت و حصول اطمینان از رعایت استاندارد های فنی در کل شرکت.

8-نگهداری سوابق اسناد و مدارک کیفیتی.

9-تهیه گزارشات کنترل کیفیت.

10-تهیه دستور کار و تشکیل جلسه بازنگری مدیریت و نظارت بر اجرای مصوبات جلسه.

11-پیگیری و نظارت بر اجرای پیشنهادات تصویب شده.

12-بررسی و نظارت برنحوءاجرای قراردادهادر واحد تولید.

13-تهیه و کنترل نظامنامه کیفیت.

14-کنترل روشهای اجرایی ،روشهای کاری وآزمونها.

15-نظارت بر بکار گیری صحیح اسناد و مدارک کیفیتی و همچنین تهیه اصلاحیه های مستندات و مدارک.

16-قرنطینه ،خارج نمودن اقلام ورودی از قرنطینه و صدور مجوز انبارش در تمام مراحل فرایند تولید.

17-انجام عملیات تست و بازرسی اقلام ورودی .

18-نظارت بر صحت استفاده از علائم شناسایی و ردیابی.

19-تهیه لیست وسایل اندازه گیری ،بازرسی وآزمون ،وهمچنین کالیبراسیون آنها.

20-نصب،جمع آوری و تکمیل کارتهای وضعیت بازرسی و آزمون.

21-شناسایی ،کشف،جداسازی وگزارش به واحد های ذیربط.

22-جمع اوری و استخراج پیشنهادات رسیده از کارکنان و گزارش به واحد های ذیربط.

23-انجام و نظارت بر ممیزی های داخلی و جمع آوری و استخراج اطلاعات این ممیزی ها و اعلام به مدیریت عامل .

24-نظارت بر نحوء اجرای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.

25-انجام آزمایشهای غیر ظاهری مربوط به اقلام ورودی،در جریان تولید و کالای ساخته شده.

26-صدور اجازه تحویل محصول به مشتری از نظر کیفیتی.

27-تهیه لیست سوابق کیفیتی شرکت ،مدت زمان نگهداری و محل نگهداری.

28-تعیین عوامل شغلی موثر بر کیفیت.

29-تطبیق مشخصات محموله وارده با داده های خرید.

30-انتخاب نمونه و انجام آزمونهای ورودی.

31-نمونه برداری و انجام آزمونها و بازرسی های نظارتی در خط تولید و بر محصول در حین تولید.

32- انجام بازرسی های ظاهری محصول نهایی.

33-انجام ارزیابی های دوره ای انبار

34-انجام وظایف بند 3لغایت بند 11 مربوط به مدیریت عامل در غیاب ایشان.

مدیریت اداری و مالی

1-انجام کلیه فرایند های مرتبط با امور مالی قرار دادها

2-نظارت بر کنترل موجودی های انبار ها

3-انجام کلیه مراحل و فرایند های مرتبط با تهیه صورتهای مالی.

4-انجام کلیه مراحل و فرایند های مرتبط با امور پرسنلی و اداری .

5- نیاز سنجی آموزش و برگزاری د.ره های آموزشی

6- دریافت و ثبت پیشنهادات رسیده و ارجاع به مدیران مربوطه

7-تشکیل کمیته بررسی پیشنهادات

8- تهیه و نگهداری سوابق آموزشی ،دوره های آموزشی،صدور گواهینامه های مربوط به کارکنان

9-تعیین شرایط احراز شغلی کارکنان ،اجرای دوره های آموزشی لازم.

10-ارزیابی دوره های آموزشی برگزار شده و نظر خواهی از مدیران

11-تهیه نمودارهای آماری از اطلاعات مختلف.

مدیریت فنی

  • انجام امور مرتبط با عملیات نگه داشتن دستگاهها و تجهیزات فنی .
  • سرویس و نگهداری دستگاهها و تجهیزات فنی .
  • انجام تعمیرات اتفاقی دستگاهها و تجهیزات فنی .
  • ثبت موارد و نتایج تعمیرات و سرویسهای انجام یافته و نگهداری سوابق آنه .
  • همکاری و مشارکت در امکان سنجی قرار داد .
  • نظارت بر آماده بکار داشتن دستگاهها .

مدیریت بازرگانی

  • بررسی بازارها به منظور شناسایی نیاز های بازار و مشتریان .
  • بازنگری قراردادها .
  • انعقاد هر گونه قرارداد فروش و خرید .
  • ارزیابی پیمانکاران فرعی با کمک مدیریت تضمین کیفیت .
  • تامین قطعات و مواد مورد نیاز شرکت.
  • انجام هر گونه فرایند های واردات و صادرات.
  • برقراری ارتباط با ارگانهای خارج سازمان به منظور تسهیل در روابط تجاری.
  • انجام فرایند های مختلف مرتبط با فروش کالای تولید شده.
  • انجام بررسیهای فنی از نظر امکان سنجی با همکاری سایر مدیران واحد ها .
  • کنترل بررسی شکایات رسیده از جانب مشتریان و ثبت در فرمهای مربوطه و پیگیری اقدامات بعدی .
  • برقراری ارتباط با مشتریان شرکت (نمایندگیهای فروش)به منظور درک بهتر خواسته های ایشان و اعلان به مدیریت عامل .
  • در یافت مشخصات کالای در خواستی از مشتری و ثبت ودرج آن در فرمهای ویژه.
  • تهیه و تکمیل فرم برنامه تولید هفتگی.
  • تهیه پیش نویس قرارداد های فروش با مشتریان.
  • تکمیل و ارسال کالا به خریداران.
  • تهیه پیش نویس قرارداد های فروش با مشتریان .
  • ارزیابی و انتخاب پیمانکاران فنی و نگهداری سوابق آنها.
  • انجام فرایند خریدهای داخلی و خارجی.
  • دریافت،ثبت و ارجاع شکایات به مشتریان به واحد های ذیربط .
  • تهیه و توزیع فرم نظر خواهی از مشتریان و جمع آوری نتایج و دسته بندی آنها.

مدیریت تولید

  • دریافت مواد اولیه مصرفی در تولید ،از واحد کنترل کیفیت و پس از انجام آزمونهای ورودی.
  • کنترل موجودی انبار ها و اعلام به مدیر عامل اداری.
  • انبارش مواد ،قطعات ،محصولات وضایعات و کنترل انبارها.
  • انجام امور تولید و نظارت بر اجرای برنامه های تولید مطابق برنامه هفتگی تولید.
  • بسته بندی و علامتگذاری محصول ساخته شده.
  • همکاری و مشارکت در اماکن سنجی قرارداد.
  • در خواست مواد اولیه جهت استفاده در تولید از واحد بازرگانی در مقاطعی که موجودی انبار به سطح ذخیره ایمنی رسیده باشد.
  • بررسی زمان لازم برای تامین مواد اولیه ،جهت تائید فرم بازنگری قرارداد.
  • نصب کارتهای شناسایی کالا و مواد در انبار ها و کنترل بکار گیری آنها توسط کارکنان.
  • تهیه و قرارداد کارتهای مربوط به رد یابی (شناسنامه کالا) در هر کارتن بسته بندی سری.
  • بازرسی مستمر محصولات تولید شده در هر مرحله به منظور حصول اطمینان از تطابق ویژگیهای محصول با نیاز مندی های خواسته شده.
  • اجرای تصمیمات اتخاذ شده در مورد محصول نامنطبق با توجه به نظر مدیریت عامل و یا مسئول کنترل کیفیت .
  • همکاری با مسئول کنترل کیفیت در انجام جابجایی در انبار ،انبارش و تامین شرایط محیطی لازم برای نگهداری اقلام در انبار.
  • انجام ارزیابی های دوره ای انبار .
  • جمع آوری اطلاعات آماری تولید و ضایعات.